Những mẫu câu tiếng anh dành cho thư ký văn phòng

Những mẫu câu tiếng anh cho thư ký văn phòng thực sự hữu ích đối với những người làm việc tại vị trí thư ký văn phòng. Bởi tại vị trí này, bạn phải thường xuyên tiếp nhận các cuộc điện thoại, các tình huống xử lý đến từ khách hàng, đối tác nước ngoài. Nếu vốn tiếng anh kém thì dĩ nhiên không một công ty nào có thể nhận bạn vào làm việc.

Trong bài viết này sẽ chú trọng trình bày các mẫu câu tiếng anh cụ thể dành cho thư ký văn phòng thông qua các tình huống giao tiếp thực tiễn khi làm việc tại vị trí này, chẳng hạn: nhận cuộc gọi từ khách hàng/ đối tác; giải quyết thắc mắc; tiếp đón khách;…Trong mỗi tình huống kèm phụ đề tiếng Việt sẽ giúp bạn rút ra những kinh nghiệm giao tiếp cũng như hiểu ý nghĩa của cuộc hội thoại trong tình huống.

1.Tình huống tiếng anh văn phòng trong tiếp đón khách không có lịch hẹn

Good morning. How can I help you,sir? ( Chào buổi sáng. Tôi có thể giúp gì ông?)
Good morning.My name is John, I’d like to meet your director, Mr. Tom please.

( Chào buổi sáng. Tên tôi là John, Vui lòng cho tôi gặp giám đốc của cô, ông Tom).

Excuse me. Have you set up an appointment with him? ( Xin lỗi. Ông đã có lịch hẹn với giám đốc chưa ạ?)
I haven’t.I promise I’ll only take a few minutes to discuss some business problem.( Không. Tôi chưa có lịch hẹn nhưng tôi hứa, tôi chỉ xin vài phút để thảo luận một số vấn đề kinh doanh).
I’m afraid that I can’t help you, sir. Because, My director is travelling for business for 2 weeksat the moment.( Tôi e rằng tôi không thể giúp ông được.Bởi vì, giám đốc của tôi đang đi công tác trong vòng 2 tuần).
I see. Could you arrange a meeting with him for me,please? ( Tôi hiểu. Vui lòng thể sắp xếp cho tôi một cuộc hẹn với giám đốc, được không?).
Certainly,sir. Please wait for a minute.I’ll check his appointment book….My Mr. Tom will be available at 2:00pm on Friday, 13^th May at his office. Would it be possible for the meeting, sir? ( Chắc chắn rồi. Vui lòng chờ tôi trong ít phút. Tôi sẽ kiểm tra sổ lịch hẹn của giám đốc….Ông Tom sẽ có mặt tại văn phòng vào lúc 2 giờ chiều, thứ 6, ngày 13 tháng 5. Như vậy ông có thấy hợp lý không, thưa ông?)
I’m fine. Thank a lot.

Could you give me your phone number,please? (Vậy thì ổn rồi. Cảm ơn rất nhiều. Vui lòng cho tôi số điện thoại của cô được không?)

My number is 0981 052 583. ( Chắc chắn rồi. Số điện thoại của tôi là 0981 052 583).
I’ll contact you for any problem. ( Tôi sẽ liên lạc với cô nếu có bất kỳ vấn đề gì).
Please! See you again.( Vâng. Hẹn gặp lại ông).
Thank you. See you again.( Cảm ơn cô.Hẹn gặp lại cô).

2.Tình huống tiếng trong văn phòng tiếp đón khách đã có lịch hẹn

Good afternoon. What can I do for you, sir ?( Xin chào. Tôi có thể giúp gì cho ông?)
Good afternoon. I’m David form L company.I have a meeting with Mrs. Anna at 9:00 am.( Xin chào. Tôi là David đến từ công ty L. Tôi có một cuộc hẹn với bà Anna vào lúc 9 giờ sáng).
I’m glad to meet you,Mr. David. My name is Jang. I am Mrs.Anna’s clerk.( Rất vui được gặp ông David. Tên tôi là Jang. Tôi là thư ký của bà Anna).
Nice to meet you, too.( Tôi cũng rất vui khi được gặp cô).
I’m afraid that Mrs. Anna is in the meeting at this moment,because of something unexpected has come up. But it won’t take long, you can meet her at 10:00 am. Sorry for the inconvenience.( Tôi e rằng bà Anna đang có một cuộc họp ngay lúc này, bởi vì một số vấn đề không mong đợi đã xẩy ra.Nhưng cuộc họp sẽ không kéo dài lâu,ông có thể gặp bà ấy vào lúc 10 giờ sáng nay).
Oh, it doesn’t matter.I will wait for her.( Oh, điều đó không quan trọng. Tôi sẽ đợi bà ấy).
May I take your coat? ( Tôi có thể treo áo khoác cho ông được không?).
Here you are. Thank you! ( Ồ được chứ. Cô cầm lấy và treo nó giùm tôi.Cảm ơn cô!).
You are welcome, Mr.David. Please have a seat and make yourself comfortable..

How about a cup of tea while you wait, Mr.David? ( Không có gì, thưa ông David. Ông vui lòng ngồi ở đây và cứ tự nhiên nhé… Một tách trà trong lúc chờ đợi nhé ông David?)

Only if it’s not too much trouble for you.( Chỉ khi việc đó không làm bạn bận tâm).
Please wait for a while….here’s your tea,sir. ( Vui lòng đợi tôi chốc lát… Trà của ông đây ạ?.
Thank you very much! ( Cảm ơn rất nhiều!).

3.Tình huống tiếng anh văn phòng nhận cuộc gọi từ đối tác

You’re a clerk of H Manpower Supply Company, don’t you? ( Xin chào. Cô là thư ký của Công ty Cung ứng nhân lực H phải không ạ ?).
Yes, please. How can I help you? ( Vâng, đúng rồi. Tôi có thể giúp gì ông?).
I plesure to introduce that my name is Justin and I am director of K Manpower Recruitment company in Algeria. I would like to cooperate with your company of receiving the workers from Viet Nam working in Algeria.( Tôi rất vui lòng giới thiệu rằng tên tôi là Justin, giám đốc của Công ty tuyển dụng nhân lực K. Tôi muốn hợp tác với công ty của cô về việc nhận lao động làm việc tại Algeria).
Yes, Thank you for your business proposal. Let me know your detailed requirement.( Vâng. Cảm ơn về lời đề nghị hợp tác kinh doanh của ông. Hãy cho tôi biết yêu cầu chi tiết ạ).
I have just sent to you a demand letter via email. Please check it!( Ồ, được chứ. Tôi vừa mới gửi thư yêu cầu tuyển dụng lao động thông qua email. Vui lòng kiểm tra nó).
I’ll check email soon and reply to you as soon as possible.( Tôi sẽ kiểm tra email ngay bây giờ và sẽ phản hồi lại cho ông ngay khi có thể).
Thank you so much! (Cảm ơn rất nhiều!)
You’re welcome!( Không có gì!).

Thông qua 3 tình huống mẫu nêu trên, chúng ta có thể rút ra một số câu tiếng anh được sử dụng phổ biến đối với vị trí thư ký văn phòng:

How can I help you? / What can I do for you? / May I help you?
My name is….I am a clerk of ….company.
Nice to meet you/ I am glad to meet you/ This is my plesure.
Have you set up an appointment with him/her?
Certainly/ Sure/ Of course.
Take yourself.
I am afraid that I can’t help you.
Thank you so much
You are welcome…

Với những mẫu câu tiếng anh văn phòng nêu trên, bạn có thể áp dụng để xử lý các tình huống giao tiếp có liên quan đến khách hàng, đối tác,..để họ nhận thấy được tác phong làm việc chuyên nghiệp cũng như thái độ tôn trọng, nhiệt tình của một thư ký văn phòng.